Hotline Privacy Notice

Deze privacyverklaring ("Verklaring") beschrijft hoe Wella Company, waaronder Wella Company International Operations Switzerland S.à.r.l. (ons hoofdkantoor) en haar gelieerde ondernemingen en dochterondernemingen ("Wella Company", "wij", "ons", "onze" of vergelijkbare aanduidingen), uw persoonsgegevens verzamelt en gebruikt wanneer u de Wella Ethics & Compliance Hotline (de "Hotline") gebruikt. In deze Verklaring wordt onder persoonsgegevens verstaan: informatie die (afzonderlijk of in combinatie met andere informatie) het mogelijk maakt u direct of indirect te identificeren ("persoonsgegevens"). Voor de doeleinden van de Hotline is Wella Company de verwerkingsverantwoordelijke. Indien u meer informatie wenst over de wijze waarop Wella Company persoonsgegevens verwerkt en over uw privacyrechten, raadpleeg dan de Wella Privacyverklaring op wellacompany.com/privacy-policy. Bent u een werknemer van Wella Company, raadpleeg dan ook de Privacyverklaring voor Werknemers. 

Wie verwerkt mijn persoonsgegevens? 

De Hotline wordt beheerd door een onafhankelijke derde partij, EQS, namens ons. 

EQS levert de software voor het klokkenluidersplatform en beheert de telefonische hotline. Meldingen die via het platform of telefonisch worden gedaan, worden ontvangen door EQS, dat de melding vervolgens doorstuurt naar Wella Company. Meldingen die op andere wijze worden ingediend (bijv. per e-mail) worden rechtstreeks ontvangen door medewerkers van Wella Company. Alle onderzoeken worden uitgevoerd door medewerkers van Wella Company, hoewel zij daarbij kunnen worden ondersteund door externe deskundigen. Aangezien Wella Company een wereldwijde organisatie is, kunnen meldingen worden onderzocht door medewerkers van Wella Company in elk land waar Wella Company aanwezig is. 

Welke persoonsgegevens worden verzameld bij het gebruik van de Hotline? 

Wij verzamelen doorgaans de naam en contactgegevens van de persoon die de melding doet, alsmede gegevens van andere in de melding genoemde personen, samen met een beschrijving van het betreffende gedrag en eventuele vragen of zorgen van de melder. Afhankelijk van de aard van de melding kunnen wij bijzondere categorieën persoonsgegevens verzamelen, waaronder gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, lichamelijke of geestelijke gezondheid, seksuele geaardheid, strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. 

U bepaalt zelf welke persoonsgegevens u verstrekt bij het indienen van uw melding. Meldingen kunnen anoniem worden gedaan waar dit is toegestaan op grond van lokale wetgeving. Indien u anoniem wenst te blijven, houd er dan rekening mee dat u soms identificeerbaar kunt zijn op basis van de informatie die u verstrekt en andere contextuele informatie. Vermijd daarom het opnemen van informatie die kan worden gebruikt om u te identificeren in vrije tekstvelden. 

In elk geval kunt u erop vertrouwen dat uw vertrouwelijkheid zo veel mogelijk wordt beschermd, in overeenstemming met de noodzaak om een adequaat onderzoek uit te voeren en te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen.

Alle persoonsgegevens die u in verband met een melding via de Hotline verstrekt, worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen bij het onderzoeken van uw melding en het nemen van eventuele vervolgmaatregelen. 

Wanneer een melding bijzondere categorieën persoonsgegevens of informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten bevat, zullen wij deze informatie uitsluitend gebruiken indien dit is toegestaan op grond van het toepasselijke recht, of indien de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan arbeidsrechtelijke verplichtingen en/of om rechtsvorderingen in te stellen of daartegen verweer te voeren. Wij zullen uw toestemming verkrijgen wanneer dit vereist is op grond van het toepasselijke recht. 

Gegevensoverdrachten 

Wella Company is een wereldwijde organisatie. Voor zover toegestaan op grond van toepasselijk recht, kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan, opgeslagen bij of toegankelijk zijn voor medewerkers van Wella Company over de hele wereld. 

Wanneer uw persoonsgegevens worden overgedragen naar (of toegankelijk zijn vanuit) een land dat niet als 'adequaat' is aangemerkt door het land van de 'ontvanger', zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen in overeenstemming met het toepasselijk recht. 

Beveiliging en bewaring 

Wij doen er alles aan om uw gegevens veilig te houden en hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder het beperken van de toegang tot meldingen en eventuele onderzoeken. 

In het algemeen worden persoonsgegevens in meldingen bewaard gedurende twee (2) jaar na sluiting van de zaak. Na 2 jaar beoordelen wij of de gegevens langer bewaard moeten worden, bijvoorbeeld in verband met lopende gerechtelijke procedures of interne procedures, of om te voldoen aan lokale wetgeving. 

De hierboven genoemde bewaartermijn is niet van toepassing op meldingen die zijn gedaan in Portugal, die betrekking hebben op Wella Company-entiteiten gevestigd in Portugal, en/of die betrekking hebben op werknemers die ten tijde van de melding in Portugal waren gevestigd. In dergelijke gevallen worden de gegevens ten minste 5 jaar bewaard om te voldoen aan de Portugese wetgeving.

Op grond van toepasselijke lokale wetgeving heeft u het recht om inzage te verzoeken in en informatie te ontvangen over de persoonsgegevens die wij over u verwerken; te verzoeken dat bepaalde persoonsgegevens over u worden overgedragen aan een andere entiteit, worden gerectificeerd, gewist of beperkt; of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van een melding aan de Hotline. 

U heeft het recht om een klacht in te dienen. Wanneer u een klacht indient bij Wella Company, verzoeken wij u uw klacht schriftelijk in te dienen om ons onderzoek te ondersteunen. Wij zullen uw klacht onderzoeken en redelijke inspanningen leveren om u binnen een redelijke termijn na ontvangst van de schriftelijke klacht te antwoorden, in overeenstemming met eventuele lokale wettelijke vereisten. Indien wij niet binnen de door toepasselijke wetgeving gestelde termijnen op uw klacht reageren, of indien u niet tevreden bent met het antwoord dat u van ons ontvangt, heeft u mogelijk ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, afhankelijk van uw rechtsgebied. 

Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan rechtstreeks contact met ons op. Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit raadplegen. 

Hoe kunt u contact met ons opnemen 

Als u vragen of klachten heeft over de Hotline, of als u uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via wella.data.privacy@wella.com. 

Dit document is vertaald met behulp van kunstmatige intelligentie. De Engelse versie is leidend.