Hotline Privacy Notice

Le présent avis de confidentialité (l'« Avis ») décrit la manière dont Wella Company, qui comprend Wella Company International Operations Switzerland S.à.r.l. (notre siège social) ainsi que ses sociétés affiliées et filiales¹ (« Wella Company », « nous », « notre » ou toute formulation similaire), collecte et utilise vos données personnelles lorsque vous utilisez la Ligne d'assistance Éthique et Conformité de Wella (la « Ligne d'assistance »). Dans le présent Avis, les données personnelles désignent toute information qui (seule ou combinée à d'autres informations) permet de vous identifier directement ou indirectement (« données personnelles »). Aux fins de la Ligne d'assistance, Wella Company est le responsable du traitement. Pour obtenir de plus amples informations sur la manière dont Wella Company traite les données personnelles et sur vos droits en matière de vie privée, veuillez consulter l'Avis de confidentialité de Wella disponible à l'adresse wellacompany.com/privacy-policy. Si vous êtes un(e) employé(e) de Wella Company, veuillez également vous référer à l'Avis de confidentialité des employés.

La Ligne d'assistance est exploitée par un tiers indépendant, EQS, agissant pour notre compte. 

EQS fournit le logiciel de la plateforme de signalement et gère la ligne téléphonique d'assistance. Tout signalement effectué via la plateforme ou par téléphone est reçu par EQS, qui transmet ensuite le rapport à Wella Company. Les signalements soumis par d'autres moyens (par exemple, par courrier électronique) sont reçus directement par le personnel de Wella Company. Toutes les enquêtes sont menées par le personnel de Wella Company, qui peut être assisté par des experts externes. Wella Company étant une organisation mondiale, les signalements peuvent faire l'objet d'une enquête par le personnel de Wella Company dans tout pays où Wella Company est présente. 

Quelles données personnelles sont collectées lors de l'utilisation de la Ligne d'assistance ? 

Nous collectons généralement le nom et les coordonnées de la personne effectuant le signalement, ainsi que les informations relatives aux autres personnes mentionnées dans le signalement, une description des faits en cause et toute question ou préoccupation soulevée. Selon la nature du signalement, nous pouvons collecter des données personnelles sensibles, notamment des informations relatives à l'origine raciale ou ethnique, à la santé physique ou mentale, à l'orientation sexuelle, aux condamnations pénales et aux infractions. 

Vous contrôlez les données personnelles que vous fournissez lors de votre signalement. Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme lorsque la législation locale le permet. Si vous souhaitez rester anonyme, sachez que vous pourriez être identifiable à partir des informations fournies et d'autres éléments contextuels ; veillez donc à ne pas inclure d'informations permettant de vous identifier dans les champs de texte libre. 

En tout état de cause, votre confidentialité sera protégée dans toute la mesure du possible, dans le respect de la nécessité de mener une enquête adéquate et de nos obligations légales. 

Quelle est la base juridique du traitement de mes données personnelles ? 

Les données personnelles soumises dans le cadre d'un signalement seront traitées aux fins et dans la mesure nécessaire pour nous permettre de respecter nos obligations légales et de poursuivre nos intérêts légitimes afin d'enquêter sur votre signalement et de prendre les mesures appropriées. Lorsqu'un signalement contient des données personnelles sensibles ou des informations relatives à des condamnations pénales ou des infractions, nous n'utiliserons ces informations que dans les cas autorisés par la législation applicable, ou lorsque le traitement est nécessaire au respect des obligations en matière de droit du travail et/ou à l'établissement ou à la défense de droits en justice. Nous obtiendrons votre consentement lorsque cela est requis par la législation applicable. 

Transferts de données 

Wella Company est une organisation mondiale. Dans la mesure permise par la législation applicable, vos données personnelles peuvent être transférées, stockées ou consultées par le personnel de Wella Company situé dans le monde entier. 

Lorsque vos données personnelles sont transférées vers (ou consultées depuis) un pays qui n'a pas été jugé « adéquat » par le pays de l'expéditeur, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en œuvre conformément à la législation applicable. 

Sécurité et conservation 

Nous mettons tout en œuvre pour assurer la sécurité de vos informations et avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles, y compris en limitant l'accès aux signalements et à toute enquête. 

En règle générale, les données personnelles contenues dans les signalements sont conservées pendant deux (2) ans à compter de la clôture du dossier. Après 2 ans, nous réexaminons le dossier afin de déterminer si les données doivent être conservées plus longtemps, par exemple si elles sont nécessaires dans le cadre d'un litige en cours, de procédures internes, ou pour se conformer à la législation locale. 

Veuillez noter que la durée de conservation mentionnée au paragraphe précédent ne s'applique pas aux signalements effectués au Portugal, impliquant des entités de Wella Company établies au Portugal, et/ou impliquant des employés basés au Portugal au moment du signalement. Dans ces cas, les données seront conservées pendant au moins 5 ans afin de se conformer à la législation portugaise. 

Sous réserve des lois locales applicables, vous avez le droit de demander l'accès à vos données personnelles et d'en recevoir le détail ; de demander que certaines données personnelles vous concernant soient transmises à une autre entité, rectifiées, effacées ou que leur traitement soit limité ; ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans le cadre d'un signalement effectué via la Ligne d'assistance. 

Vous disposez d'un droit de réclamation. Lorsque vous adressez une réclamation à Wella Company, nous vous demandons de la formuler par écrit afin de faciliter notre enquête. Nous examinerons votre réclamation et mettrons en œuvre tous les efforts raisonnables pour vous répondre dans un délai raisonnable suivant la réception de la réclamation écrite et conformément aux exigences légales locales. Si nous ne répondons pas dans les délais prévus par les lois applicables, ou si vous n'êtes pas satisfait(e) de notre réponse, vous pouvez également avoir le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, selon votre juridiction. 

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez nous les adresser directement. Si vous n'êtes pas satisfait(e) de notre réponse, vous pouvez consulter votre autorité locale de protection des données. 

Comment nous contacter 

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant la Ligne d'assistance, ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter wella.data.privacy@wella.com. 

Ce document a été traduit à l'aide de l'intelligence artificielle. La version anglaise fait foi.