Hotline Privacy Notice

Niniejsza informacja o ochronie prywatności ("Informacja") opisuje, w jaki sposób Wella Company, obejmująca Wella Company International Operations Switzerland S.à.r.l. (nasza siedziba główna) oraz jej podmioty stowarzyszone i spółki zależne¹ ("Wella Company", "my", "nas", "nasz" lub podobne), gromadzi i wykorzystuje Twoje dane osobowe w związku z korzystaniem z Linii Etyki i Zgodności Wella ("Linia"). W niniejszej Informacji dane osobowe oznaczają informacje, które (samodzielnie lub w połączeniu z innymi informacjami) umożliwiają Twoją bezpośrednią lub pośrednią identyfikację ("dane osobowe"). Na potrzeby Linii administratorem danych jest Wella Company. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat sposobu przetwarzania danych osobowych przez Wella Company oraz przysługujących Ci praw dotyczących prywatności, zapoznaj się z Informacją o Ochronie Prywatności Wella dostępną pod adresem wellacompany.com/privacy-policy. Jeśli jesteś pracownikiem Wella Company, zapoznaj się również z Informacją o Ochronie Prywatności Pracowników. 

Kto będzie przetwarzał moje dane osobowe? 

Linia jest obsługiwana przez niezależny podmiot zewnętrzny, EQS, działający w naszym imieniu. EQS dostarcza oprogramowanie platformy do zgłaszania nieprawidłowości oraz obsługuje telefoniczną linię zgłoszeniową. Zgłoszenia dokonane za pośrednictwem platformy lub telefonicznie są odbierane przez EQS, który następnie przekazuje je do Wella Company. Zgłoszenia złożone w inny sposób (np. pocztą elektroniczną) są odbierane bezpośrednio przez personel Wella Company. Wszystkie postępowania wyjaśniające prowadzi personel Wella Company, który może korzystać ze wsparcia zewnętrznych ekspertów. Ponieważ Wella Company jest organizacją globalną, zgłoszenia mogą być badane przez personel Wella Company w dowolnym kraju, w którym Wella Company prowadzi działalność. 

Jakie dane osobowe są zbierane podczas korzystania z Linii? 

Zazwyczaj zbieramy imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby dokonującej zgłoszenia, a także dane innych osób wskazanych w zgłoszeniu, wraz z opisem zgłaszanego zachowania oraz wszelkimi pytaniami lub wątpliwościami zgłaszającego. W zależności od charakteru zgłaszanej sprawy możemy zbierać szczególne kategorie danych osobowych, w tym informacje dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, zdrowia fizycznego lub psychicznego, orientacji seksualnej, wyroków skazujących i przestępstw. 

To Ty decydujesz, jakie dane osobowe przekazujesz w swoim zgłoszeniu. Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo, jeżeli zezwala na to prawo lokalne. Jeżeli chcesz zachować anonimowość, weź pod uwagę, że w niektórych przypadkach możesz zostać zidentyfikowany(-a) na podstawie przekazanych informacji oraz kontekstu; unikaj zatem podawania w polach tekstowych informacji umożliwiających Twoją identyfikację. 

W każdym przypadku zapewniamy ochronę Twojej poufności w najszerszym możliwym zakresie, z uwzględnieniem konieczności przeprowadzenia rzetelnego postępowania wyjaśniającego oraz wypełnienia obowiązków prawnych, którym podlegamy. 

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania moich danych osobowych? 

Dane osobowe przekazane w związku ze zgłoszeniem za pośrednictwem Linii będą przetwarzane w celu i w zakresie niezbędnym do wypełnienia naszych obowiązków prawnych oraz realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów polegających na zbadaniu zgłoszenia i podjęciu dalszych niezbędnych działań. W przypadku gdy zgłoszenie zawiera szczególne kategorie danych osobowych lub informacje o wyrokach skazujących bądź przestępstwach, wykorzystamy te informacje wyłącznie wtedy, gdy jest to dopuszczalne na gruncie obowiązujących przepisów prawa lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków wynikających z prawa pracy lub do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń prawnych. Uzyskamy Twoją zgodę w przypadkach, w których wymagają tego obowiązujące przepisy prawa. 

Wella Company jest organizacją globalną. W zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa Twoje dane osobowe mogą być przekazywane, przechowywane lub udostępniane personelowi Wella Company na całym świecie. 

W przypadku przekazywania Twoich danych osobowych do kraju (lub uzyskiwania do nich dostępu z kraju), który nie został uznany za zapewniający odpowiedni stopień ochrony przez kraj przekazujący dane, zapewniamy wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich informacji, oraz stosujemy środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Twoich danych osobowych, w tym ograniczenie dostępu do zgłoszeń i wszelkich prowadzonych postępowań wyjaśniających. 

Co do zasady, dane osobowe zawarte w zgłoszeniach będą przechowywane przez dwa (2) lata od zamknięcia sprawy. Po upływie 2 lat dokonamy przeglądu sprawy w celu ustalenia, czy dalsze przechowywanie danych jest konieczne, na przykład w związku z toczącym się postępowaniem sądowym lub wewnętrznym, lub w celu spełnienia wymogów przepisów prawa lokalnego. 

Powyższy okres przechowywania nie ma zastosowania do zgłoszeń dokonanych w Portugalii, dotyczących podmiotów Wella Company z siedzibą w Portugalii lub dotyczących pracowników, którzy w momencie dokonania zgłoszenia mieli miejsce pracy w Portugalii. W takich przypadkach dane będą przechowywane przez co najmniej 5 lat w celu zapewnienia zgodności z prawem portugalskim. 

Twoje prawa 

Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa krajowego, przysługuje Ci prawo do żądania dostępu do danych osobowych, które przetwarzamy na Twój temat, oraz do otrzymania szczegółowych informacji na ich temat; żądania przeniesienia określonych danych osobowych do innego podmiotu, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania; a także do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w kontekście zgłoszenia do Linii. 

Przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi. W przypadku składania skargi do Wella Company prosimy o jej złożenie na piśmie w celu ułatwienia przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Rozpatrzymy Twoją skargę i dołożymy uzasadnionych starań, aby udzielić odpowiedzi w rozsądnym terminie od otrzymania pisemnej skargi oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jeżeli nie udzielimy odpowiedzi na Twoją skargę w terminach określonych przez obowiązujące przepisy prawa lub jeżeli otrzymana odpowiedź nie będzie dla Ciebie satysfakcjonująca, możesz mieć prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych, w zależności od Twojej jurysdykcji. 

W przypadku jakichkolwiek pytań lub skarg dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych prosimy o bezpośredni kontakt z nami. Jeżeli nasza odpowiedź nie będzie dla Ciebie satysfakcjonująca, możesz skonsultować się z właściwym krajowym organem ochrony danych. 

Jak się z nami skontaktować 

W przypadku jakichkolwiek pytań lub skarg dotyczących Linii, a także w celu skorzystania z przysługujących Ci praw, prosimy o kontakt pod adresem wella.data.privacy@wella.com. 

Niniejszy dokument został przetłumaczony przy użyciu sztucznej inteligencji. Wersja angielska jest wersją obowiązującą.