Hotline Privacy Notice

本プライバシー通知（以下「本通知」）は、Wella Company International Operations Switzerland S.à.r.l.（本社）ならびにその関連会社および子会社¹を含むWella Company（以下「Wella Company」、「当社」等）が、Wella倫理・コンプライアンスホットライン（以下「本ホットライン」）のご利用に際して、お客様の個人データをどのように収集・利用するかについて説明するものです。本通知において、個人データとは、単独でまたは他の情報と組み合わせることにより、お客様を直接的または間接的に識別できる情報（以下「個人データ」）を意味します。本ホットラインに関して、Wella Companyがデータ管理者となります。Wella Companyによる個人データの処理およびお客様のプライバシーに関する権利の詳細については、wellacompany.com/privacy-policy に掲載されているWellaプライバシー通知をご参照ください。Wella Companyの従業員の方は、従業員プライバシー通知も併せてご確認ください。 

個人データを処理するのは誰ですか？ 

本ホットラインは、当社に代わり独立した第三者であるEQSが運営しています。 

EQSは内部通報プラットフォームのソフトウェアを提供し、電話によるホットラインを運営しています。プラットフォームまたは電話を通じて行われた報告はEQSが受領し、その後Wella Companyに送付されます。その他の手段（例：電子メール）による報告は、Wella Companyの担当者が直接受領します。すべての調査はWella Companyの担当者が行いますが、外部の専門家の支援を受ける場合があります。Wella Companyはグローバル組織であるため、Wella Companyが拠点を有するいずれの国の担当者が報告を調査する場合があります。 

本ホットラインの利用時に収集される個人データについて 

当社は通常、報告者の氏名および連絡先、報告において名前が挙げられた他の個人の詳細、問題となる行為の説明、ならびに報告者が提起した質問または懸念事項を収集します。報告の内容によっては、人種もしくは民族的出自、身体的もしくは精神的健康、性的指向、犯罪歴および犯罪行為に関する情報を含む機微な個人データを収集する場合があります。 

報告を提出する際に提供する個人データは、ご自身の管理下にあります。現地法で認められている場合、匿名で懸念を報告することが可能です。匿名を希望される場合、提供された情報およびその他の文脈情報からご本人が特定される可能性があることにご留意ください。自由記述欄には、ご自身を特定し得る情報を含めないようご注意ください。 

いかなる場合においても、適切な調査の実施および当社が従うべき法的義務の遵守に必要な範囲を除き、お客様の秘密保持は可能な限り最大限に保護されます。 

個人データの処理の法的根拠について 

ホットラインの報告に関連してお客様が提出された個人データは、当社の法的義務を遵守し、報告内容を調査して必要な措置を講じるという当社の正当な利益を追求するために必要な範囲で処理されます。報告にセンシティブな個人データまたは犯罪歴・犯罪行為に関する情報が含まれる場合、当社は、適用法令に基づき許容される場合、または雇用法上の義務の遵守もしくは法的請求の確立・防御のために処理が必要な場合に限り、当該情報を使用いたします。適用法令の遵守のために必要な場合には、お客様の同意を取得いたします。 

データの移転 

Wella Companyはグローバルな組織です。適用法令で認められる範囲において、お客様の個人データは、世界各地に所在するWella Companyの担当者に移転、保存、またはアクセスされる場合があります。 

お客様の個人データが、移転先の国により「十分な保護水準」にあると認められていない国に移転される（またはそのような国からアクセスされる）場合、当社は適用法令に従い適切な保護措置を講じます。 

当社は、お客様の情報の安全性を確保するためにあらゆる努力を行っており、個人データを保護するための技術的および組織的措置を講じています。これには、報告内容および調査へのアクセスを制限する措置が含まれます。 

原則として、報告に含まれる個人データは、当該案件の終了から2年間保存されます。2年経過後、当社は、進行中の訴訟もしくは社内手続きのために必要である場合、または現地法令を遵守するために必要である場合など、データをさらに保存する必要があるかどうかを判断するために案件を見直します。 

上記の保存期間は、ポルトガルで行われた報告、ポルトガルに拠点を置くWella Companyの事業体に関する報告、および／または報告時にポルトガルに拠点を置いていた従業員に関する報告には適用されません。これらの場合、ポルトガル法を遵守するため、データは少なくとも5年間保存されます。 

適用される現地法に従い、お客様は、当社が処理するお客様の個人データへのアクセスを要求し、その詳細を受け取る権利、個人データの他の事業体への移転、訂正、消去、または制限を要求する権利、ならびにホットラインへの報告に関連する個人データの処理に異議を申し立てる権利を有します。 

お客様には苦情を申し立てる権利があります。Wella Companyに苦情を申し立てる場合は、調査を円滑に進めるため、書面にてご提出いただくようお願いいたします。当社はお客様の苦情を調査し、書面による苦情の受領後、合理的な期間内に、かつ現地の法的要件に従って回答するよう合理的な努力を行います。適用法令に定められた期間内に当社が回答しなかった場合、または当社の回答にご満足いただけない場合、お客様の管轄地域に応じて、管轄のデータ保護監督当局に苦情を申し立てる権利を有する場合があります。 

個人データの処理に関するご質問または苦情がある場合は、まず当社に直接お問い合わせください。当社の回答にご満足いただけない場合は、お客様の現地のデータ保護当局にご相談いただくことも可能です。 

お問い合わせ先 

ホットラインに関するご質問やご不満がある場合、またはお客様の権利を行使されたい場合は、wella.data.privacy@wella.com までご連絡ください。 

本文書はAIにより翻訳されたものです。英語版が正式な文書となります。